A las Hermanitas y personas que apoyan las Provincias en el manejo contable
sábado, 4 de diciembre de 2010
Agradecimiento a Sprerioras Provinciales, Economas Provinciales y locales, Revisora Fiscal, Contadores y auxiliares.
A las Hermanitas y personas que apoyan las Provincias en el manejo contable
domingo, 22 de noviembre de 2009
CONTABILIDAD EN LA ANUNCIACION
El proceso contable en nuestra Congregación:
Según el Decreto 2649 de 1993, que reglamenta la Contabilidad en Colombia, establece la obligatoriedad de que todos los hechos o transacción económicas sean registradas contablemente. Para ejercer un control estricto en el sistema contable es necesario que todo ingreso o egreso tenga su respectivo soporte, debidamente enumerado. Siempre que se reciba dinero por cualquier motivo, (sueldos, donaciones, limosnas, contribuciones, matrículas, pensiones, arriendos, etc.), se elabora el respectivo documento de ingreso, así mismo para los recaudos directos por consignación de pensiones, matrículas y demás.
Los soportes de Egresos deben cumplir los requisitos legales, tales como: identificación del vendedor o quien presta el servicio (razón social, NIT o cédula, dirección, teléfono, etc.), fecha de expedición, descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, valores unitarios, valores totales, descuentos, IVA, etc., identificación y calidad de retenedor de IVA, etc. Por lo tanto debemos abstenernos de hacer adquisiciones en sitios que no cumplan con las exigencias de Ley.
El proceso contable se conoce como la secuencia lógica que se sigue para lograr un producto final que son los informes financieros. De forma resumida se puede decir que el proceso empieza cuando se contrae una obligación con un tercero o cuando se puede recibir un beneficio, siguiendo la clasificación y sistematización y terminando con la impresión de estados financieros.
El Proceso contable al interior de nuestra Congregación es el siguiente, este proceso es aplicado mensualmente:
· Elaboración de documento interno ya sea Comprobantes de Egreso o Recibos de Caja, los cuales deben estar debidamente prenumerados.
· Anexar al documento interno (Recibo de caja o comprobante de egreso) el soporte de la transacción ya sea: facturas o consignaciones. y verificar que estos cumplan con el lleno de los requisitos
· Clasificación del hecho económico ocurrido, esto es asignarle los códigos del plan de cuentas (diseñado para la congregación) a la transacción.
· Contabilización del soporte con las cuentas asignadas, haciendo la respectiva descripción del hecho económico.
· Contabilización de provisiones de nómina
· Contabilización de depreciaciones
· Elaboración de las conciliaciones bancarias, Esto se hace confrontando el auxiliar de la cuenta de bancos con el extracto bancario
· Impresión de informes contables, y análisis de los mismos. Esto para las casas que llevan contabilidad en el programa contable o software establecido para la Congregación.
· Revisión de información Contabilizada
· Envío de informes contables, extractos y conciliaciones bancarias a la Casa Provincial. Las Casas que llevan la contabilidad por medio del sistema contable enviarán la información en medio magnético, y las casas que no tienen el programa contable enviarán el reporte en el formato establecido para ello.
· La Casa Provincial al recibir la información de las casas locales y colegios se encarga de digitar la información recibida en formatos y de consolidar la información recibida de medios magnéticos
· La Casa Provincial realiza la revisión de información consolidada, realiza ajustes, y reclasificaciones.
· La Casa Provincial realiza la Impresión de libros definitivos
· La Casa Provincial realiza la presentación de declaraciones tributarias como retención en la fuente, IVA y de Ingresos y Patrimonio.
La comunidad solo es recaudadora de la Retención en la Fuente, no es contribuyente; y por tanto, no debe asumir este impuesto. Si llegare a asumir el impuesto por no liquidarlo al cliente, debe pagar el impuesto y declararlo a favor del cliente. Todo lo retenido debe ser pagado, previa elaboración de la declaración de retefuente; igualmente debe expedir los certificados a los retenidos y mantener los soportes de prueba, al menos por cinco años. Los pagos se hacen según el NIT en los primeros días del mes siguiente al de la Retención.
No se hace retención a las Entidades sin ánimo de lucro o no contribuyentes, a la nación y divisiones administrativas, a empresas de servicios públicos, a los autorretenedores, a compañías de seguros.
La retención en la fuente consiste en que las comunidades locales, colegios o casa provincial al momento de hacer un pago por una compra o por un servicio, retienen un porcentaje del pago que van a hacer para entregarlo al estado, siempre y cuando el valor a pagar cumpla con la base.
A partir del año 2007 las bases se dan en UVT (unidad de valor tributario) de esta forma cada año se multiplican el número de UVT para cada concepto por el valor asignado.
La UVT para 2008 es de $22.054
para 2009 es de $23.763
para 2010 es de $24.555
para 2011 es de $25.132
Las bases y los porcentajes los establece la DIAN los que se presentan en la Tabla siguiente.
TABLA RETENCION EN LA FUENTE AÑO 2011
TABLA RETENCION EN LA FUENTE AÑO 2010